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O que é 'equipe de apoio' e quais suas funções

Atualizado: 31 de Jan de 2019

Uma equipe de apoio capacitada é indispensável para bom andamento de congressos, eventos corporativos e culturais. Para entender a importância dessas profissionais, conheça abaixo suas funções detalhadas.


É de praxe do mercado e de todas as empresas produtoras de eventos ter uma equipe de apoio logístico durante a montagem, realização e desmontagem do evento. É importante ressaltar que os profissionais de eventos têm funções e trabalhos muito diferentes dos STAFFs - que, por sua vez, são pessoas contratadas para o credenciamento, secretaria, apoio de salas e recepção nas salas. Já a equipe de apoio é responsável, junto com as produtoras executivas, pela logística do evento. Em diversas ocasiões, os staffs são alunos, voluntários, pessoas sem experiência escaladas pela proponente do evento.


As funções das pessoas com experiência em Produção e Apoio Logístico são:


Receber materiais

- Conferência de todos os materiais recebidos (como materiais dos expositores para os estandes, itens de decoração, brindes, apostilas etc.). Sempre com checagem de notas fiscais. Boa parte das vezes, os materiais recebidos precisam ser transferidos para o estoque ou salas de apoio, de onde são novamente retirados no momento da montagem. Graças à equipe de apoio é possível constatar o não recebimento de algum item a tempo de entrar em contato com o responsável pelo envio. Passando à checagem do código de rastreio do objeto para localizar a encomenda e solucionar o problema. Hotéis e outras locações para evento costumam ser extremamente criteriosos com o recebimento de encomendas, por isso a importância de profissionais habilitados.


Apoiar expositores

- Em eventos com feiras, a equipe de apoio dá suporte aos expositores em todas as suas demandas - tanto na montagem, quanto durante o evento e também na desmontagem. É preciso ter em mente que a quantidade de integrantes da equipe precisa ser proporcional ao tamanho do evento uma vez que, durante o evento, as demandas dos expositores acontecem simultaneamente.



Direcionar fornecedores de audiovisual, montadora e cenografia

- Os fornecedores de audiovisual geralmente se apresentam como técnicos de audiovisual. Sendo assim, cabe aos aos profissionais de apoio logístico realizar a intermediação entre os técnicos e as necessidades e singularidades do evento - como a configuração das palestras / debates / mesas, ajustes de tela, luminosidade, volume e qualidade do som, iluminação etc. São essas pessoas que farão ainda as definições junto com a montadora e cenografia, realizando um acompanhamento minucioso da montagem de palcos e montagem de layout de todas as salas.

Oferecer suporte à equipe de fotografia e filmagem - O produtor logístico irá direcionar e orientar fotógrafos e equipes de filmagem de acordo com a programação científica e social do evento em questão, uma vez que ele tem o conhecimento de todas as atividades e horários, assim como de todos os palestrantes que possuem destaque. Uma vez que o profissional de apoio é também a pessoa que se apresenta para todos os palestrantes se colocando à disposição para atender suas demandas durante todo o evento.


Apoiar participantes, palestrantes e patrocinadores

- Esses profissionais da equipe de apoio ficam atentos a todos os detalhes do evento e dos palestrantes, incluindo demandas que os STAFF não veem, por estarem com outras funções. São a conexão entre os participantes do evento e o hotel/fornecedores. Os próprios STAFFs recorrem aos produtores logísticos para tirar as diversas dúvidas que os participantes e patrocinadores perguntam durante todos os dias do evento sobre a programação, as atividades sociais, a localização de salas e espaços dentro do hotel. Também são eles que atendem a demandas como impressões, solicitações diversas sobre hospedagem, passeios, alimentação. São essas pessoas que recebem a apresentação dos palestrantes e alinham com os profissionais de apoio do audiovisual durante o evento.


Dar suporte à logística de alimentação e bebida

- São os profissionais de logística que verificam e ficam atentos à todas as demandas de alimentos e bebidas. Verificam, junto ao hotel, o momento de serviço dos coffee-breaks e refeições, de acordo com os atrasos ou adiantamento das palestras. É sabido, que por mais que exista uma programação, o produtor logístico do evento fica atento a cada minuto do que acontece para poder sincronizar todos os serviços.


Zelar pelo bem-estar e organização dos ambientes do evento

- Os profissionais de apoio fazem sempre a vistoria dos espaços do evento, checando se tudo está dentro do padrão, como a regulagem de temperatura do ar condicionado das salas, reposição de água nas salas, organização de cadeiras, organização do palco, limpeza das salas, limpeza dos banheiros, retiradas de lixo, entre outros pontos.


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Como vimos, profissionais de produção e apoio logístico são imprescindíveis para a realização de um congresso de grande, médio e até de pequeno porte. Por isso, é extremamente valioso contar com uma equipe experiente, de confiança e que saiba trabalhar com autonomia. Desse modo, as produtoras executivas ganham liberdade para a realização do gerenciamento macro do evento - incluindo a coordenação da própria equipe de apoio - e para lidar com decisões importantes que fogem do alcance da equipe de apoio.

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