COMO PRODUZIR UM EVENTO

A partir da experiência adquirida pela Álvara Eventos, elencamos as 24 principais etapas necessárias para a produção de um evento completo. 

Planejamento

Breafing, checklist, cronogramas de atividades e contratos.

1.

Assessoria na escolha adequada do local e data do evento.

2.

Planilhas orçamentárias para acompanhamento das despesas do evento.

3.

Planejamento da programação cientifica: plenárias, paralelas, pôster, etc.

4.

Planejamento da programação social: coquetéis, confraternizações, etc.

5.

Auxilio na criação da identidade visual do evento e material de divulgação.

6.

Pré-evento

Criação do site e gerenciamento de redes sociais.

7.

Gerenciamento do sistema de inscrições e submissão de trabalhos.

8.

Atendimento de congressistas, patrocinadores, expositores, palestrantes.

9.

Assessoria na criação do projeto de captação de recursos e patrocínio.

10.

Contratações de audiovisual, credenciamento, brindes, decoração, etc.

11.

Logística de palestrantes: passagem, transfer e hospedagem.

12.

DURANTE O EVENTO

Gerenciamento de todas as equipes e fornecedores.

13.

Credenciamento (entrega de kits, pagamentos locais, certificados, recibos).

14.

Preparação do material do participante, patrocinador e palestrante.

15.

Montagem e desmontagem de estandes, feira, salas, palcos, cenografia.

16.

Acompanhamento da programação, pontualidade, presença de palestrantes.

17.

Gerenciamento total de imprevistos e necessidades repentinas.

18.

Pós-evento

Reuniões de avaliação geral e feedback do evento realizado.

19.

Elaboração e apresentação de relatórios com dados do evento.

20.

Pesquisa de satisfação (congressistas, palestrantes, convidados, expositores).

21.

Definições para os próximos eventos baseado nos relatórios apresentados.

22.

Finalização de contratos e encerramento de contas com fornecedores.

23.

Envio de certificados. Ex: participante, palestrante e membro da comissão.

24

Obs.: Apesar de a linguagem estar adaptada à organização de congressos, a lista pode ser aplicada a diversos outros tipos de eventos. 

MAIS CONTEÚDO SOBRE EVENTOS

Na seção de conteúdo, procuramos compartilhar nossos conhecimentos e experiências relacionados à área de eventos.

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