COMO PRODUZIR UM EVENTO
A partir da experiência adquirida pela Álvara Eventos, elencamos as 24 principais etapas necessárias para a produção de um evento completo.
Breafing, checklist, cronogramas de atividades e contratos.
Assessoria na escolha adequada do local e data do evento.
Planilhas orçamentárias para acompanhamento das despesas do evento.
Planejamento da programação cientifica: plenárias, paralelas, pôster, etc.
Planejamento da programação social: coquetéis, confraternizações, etc.
Auxilio na criação da identidade visual do evento e material de divulgação.
Criação do site e gerenciamento de redes sociais.
Gerenciamento do sistema de inscrições e submissão de trabalhos.
Atendimento de congressistas, patrocinadores, expositores, palestrantes.
Assessoria na criação do projeto de captação de recursos e patrocínio.
Contratações de audiovisual, credenciamento, brindes, decoração, etc.
Logística de palestrantes: passagem, transfer e hospedagem.
Gerenciamento de todas as equipes e fornecedores.
Credenciamento (entrega de kits, pagamentos locais, certificados, recibos).
Preparação do material do participante, patrocinador e palestrante.
Montagem e desmontagem de estandes, feira, salas, palcos, cenografia.
Acompanhamento da programação, pontualidade, presença de palestrantes.
Gerenciamento total de imprevistos e necessidades repentinas.
Reuniões de avaliação geral e feedback do evento realizado.
Elaboração e apresentação de relatórios com dados do evento.
Pesquisa de satisfação (congressistas, palestrantes, convidados, expositores).
Definições para os próximos eventos baseado nos relatórios apresentados.
Finalização de contratos e encerramento de contas com fornecedores.
Envio de certificados. Ex: participante, palestrante e membro da comissão.
Obs.: Apesar de a linguagem estar adaptada à organização de congressos, a lista pode ser aplicada a diversos outros tipos de eventos.
MAIS CONTEÚDO SOBRE EVENTOS
Na seção de conteúdo, procuramos compartilhar nossos conhecimentos e experiências relacionados à área de eventos.